Ausfuhrdaten aus Rechnungen statt manuellem Abtippen
Viele Exportprozesse beginnen mit einer Handelsrechnung, aber enden in manueller Übertragung: Artikel, Werte, Empfänger, Lieferbedingung, Gewichte und Packstücke werden aus PDFs in E-Mails, Tabellen oder Zollmasken kopiert. Declarium nutzt Document AI, um diese Daten strukturiert für die Ausfuhranmeldung nutzbar zu machen.
- Datenextraktion aus Handelsrechnungen, Packlisten und PDFs
- Strukturierung von Artikel-, Wert-, Mengen-, Gewichts- und Empfängerdaten
- Weniger manuelle Eingabe vor der ABD-Erstellung
Vom PDF zur Ausfuhranmeldung
Der Ablauf bleibt nachvollziehbar: Dokumente werden hochgeladen oder übergeben, zollrelevante Felder werden extrahiert, fehlende oder widersprüchliche Informationen werden sichtbar und die validierten Daten können für die Ausfuhranmeldung verwendet werden.
- Eine oder mehrere Rechnungen und Lieferdokumente als PDF hochladen
- Extraktion und Normalisierung zollrelevanter Rechnungsdaten
- Vorbereitung der Ausfuhranmeldung aus geprüften Daten
ABD, MRN und Status zurück in den Prozess
Die eigentliche Automatisierung endet nicht bei der Texterkennung. Operative Teams brauchen ein Ergebnis, mit dem Versand, Lager, Buchhaltung und Zollteam weiterarbeiten können: ABD, MRN, Rückfragen, Fehler, Status und Dokumente müssen nachvollziehbar zurückgegeben werden.
- ABD und MRN nach Annahme der Ausfuhr
- Status-, Fehler- und Dokumentenrückgabe
- Archiv für Exportnachweise und spätere Prüfungen
Kontrollierte KI statt ungeprüfter Dokumentenautomatisierung
Rechnungen enthalten nicht immer alle Daten, die für eine korrekte Ausfuhranmeldung nötig sind. Zolltarifnummer, Ursprung, Gewichte oder Lieferbedingungen können fehlen, uneindeutig sein oder nicht zur Sendung passen. Declarium behandelt KI-Ergebnisse deshalb als kontrollierte Unterstützung und nicht als ungeprüfte Wahrheit.
- Plausibilitätsprüfung vor der Zollanmeldung
- Human-in-the-loop bei fehlenden oder unsicheren Daten
- Fachlicher Service-Fallback für zollrelevante Rückfragen
Zolltarifnummern und Artikeldaten aus Dokumenten vorbereiten
Wenn Rechnungen oder Produktdaten bereits Zolltarifnummern enthalten, können diese in den Prozess übernommen und geprüft werden. Wenn Informationen fehlen, kann Declarium bei der Ermittlung und Validierung zollrelevanter Artikeldaten unterstützen, statt unklare Angaben stillschweigend weiterzureichen.
- Übernahme vorhandener Zolltarifnummern aus Dokumenten oder Stammdaten
- Unterstützung bei der Ermittlung fehlender Warendaten
- Ausnahmen bei unvollständigen oder widersprüchlichen Artikeldaten
Schnell starten und später integrieren
Unternehmen müssen nicht zuerst ein großes ERP-Projekt abschließen. Ein Document-AI-gestützter Exportprozess kann mit einer oder mehreren vorhandenen Rechnungen beziehungsweise Lieferdokumenten als PDF starten. Tabellarische Daten lassen sich per Excel-/CSV-Upload übernehmen; bei wiederkehrendem Volumen kann später eine Integration in die Declarium REST API erfolgen.
- Start mit vorhandenen Rechnungen und Exportdokumenten
- Geeignet für wiederkehrende ABD-Prozesse
- Spätere API-Anbindung durch Kundenteam oder Integrationspartner
